Congresos, cursos, eventos…

Definimos la viabilidad del proyecto, elaboramos el presupuesto y calendario de trabajo, buscamos la sede del evento más óptima, contratamos y coordinamos los proveedores, servicios y sponsors, controlamos el acceso al evento y nos encargamos de la secretaría técnica y científica.

Abello congress ofrece sus servicios para la organización de todo tipo de eventos, tales como:

  • Empresariales: Ferias, Incentivos de Empresa, aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración, capacitación, promoción, fiestas temáticas….
  • Deportivos: Competiciones, Torneos de Golf, Tenis, Padle, Ski, Semanas Blancas, entrega de premios…
  • Políticos: Convenciones, campañas, visitas.
  • Culturales o artísticos: Recitales, muestras de arte.
  • Sociales: Religiosa, familiar o vinculada a una persona. Bodas, bautismos, comuniones, recepciones, aniversarios.
    • Planificación del Congreso.
    • Creación del timing
    • Relación proveedores para el evento
    • Presentación plan de trabajo preliminar.
    • Definición de los servicios.
    • Gestión de Esponsors y exposición comercial.
    • Marketing y Promoción.
    • Soporte Informático.
    • Utilización de imagen corporativa para todo el material del congreso y de la página web.
    • Inscripciones: Gestión de las Inscripciones al congreso. Control de pagos de las inscripciones.
    • Patrocinadores: Gestión de los Patrocinadores. Listado de los patrocinadores.
    • Eventos: Gestión de eventos complementarios o accesorios al congreso.
    • Colaboradores: Gestión de los Colaboradores. Listado de los colaboradores
    • Preparación de la base de datos para la recepción de las inscripciones y reservas de alojamiento.
    • Comunicación del programa.
    • Acreditaciones, títulos, certificados de asistencia, etc.
    • Informes: Listados, informes, etc. Obtención en tiempo real de cualquier información sobre la evolución del congreso.
    • Servicios para Acto de Apertura y Cena de Clausura del Congreso.
      • Medios Informáticos y Audiovisuales:
        • Propuesta, contratación y montaje de todos los equipos necesarios para el desarrollo del congreso.
        • Alta temporal de líneas telefónicas, ADSL, Wi-Fi
        • Presencia de técnicos en imagen y sonido e informáticos durante el desarrollo de los actos para evitar cualquier incidente.
        • Pantalla de Plasma, soportes, proyectores, mesas de sonido, etc.
      • Control de Accesos:
        • Control de acceso y de asistencia, mediante tarjetas acreditativas. Utilización de acreditaciones del congreso, tanto en cartulina como en plástico PVC (formato tarjeta de crédito).
        • Posibilidad de realizar acreditaciones al instante.
        • Listados e informes personalizados.
      • Comités & Ponentes:
        • Disponibilidad BD de contactos.
        • Comunicaciones a los ponentes y comité científico.
        • Gestor de comunicaciones online: Newsletters.
        • Formulario confirmación asistencia, alojamientos, transportes…
    • Soporte administrativo al Comité Científico.
    • Organización: Gestión de los distintos comités y de los miembros y cargos que componen cada comité.
    • Estructura del programa científico. Cuadro de horarios.
    • Ponentes y moderadores, envío cartas invitación y gestión de los viaje y alojamiento.
    • Ponencias: Gestión de las Ponencias, Ponentes y Moderadores, estructuradas según su tipología, incluyendo los recursos técnicos necesarios por ponencia.
    • Previo al evento, supervisión y montaje, organización de asistentes
    • Recepción de resúmenes, creación formulario, recepción, clasificación y gestión. (vía electrónica o manual).
    • Comunicaciones: Gestión de las Comunicaciones. Permite gestionar cualquier Comunicación de forma automática por categorías, asignación a revisores y control del estado de las mismas.
    • Correspondencia con los autores de los trabajos, comunicando decisión comité científico.
    • Edición del programa final y libro de resúmenes.
    • Recepción y clasificación de los posters.
    • Coordinación del montaje y desmontaje de la exposición de posters.

Preparación de toda la documentación del congreso y distribución a todos los inscritos.

    • Azafatas: Preparadas para la recepción, asistencia y ayuda de ponentes y congresistas, con conocimiento de protocolo, gestión documental, secretarias técnica, etc.
    • Traductores: Contratación de traductores, interpretes de compañía, traducción de documentos, ponencias, folletos, y material promocional de congreso.
    • Catering:Servicio de Catering para las pausas, Coffee-Break, Comidas de trabajo, Preparación de ambientaciones para distintas comidas, cenas, etc.
    • Transporte: Gestión, coordinación y contratación de todo tipo de transportes: avión, tren, autobús, coches de alquiler. Vehículos y Minivan de lujo para la recogida de ponentes y congresistas en Aeropuertos, Estaciones de Tren, Hotel, etc. Autobuses con guías turísticos para excursiones congresistas y/o acompañantes.
    • Imprenta: Elaboración y distribución del programa del congreso, cartelería, señalización, documentación, elaboración de pruebas para su aprobación por el Comité Organizador. Carpetas, maletines, blocks, planning para los congresistas, etc. Elaboración de plóter, faldones y banderolas.
    • Floristería: Contratación de los servicios de floristería para el montaje de adornos para mesas, escenarios, tribunas, habitaciones vips, protocolos, etc.
    • Regalos: Adquisición y entrega de regalos a Ponentes y Congresistas.
    • Eventos de Apertura y Clausura: Contratación y ejecución para los eventos de Apertura y Cena de Clausura: mesas, ambientación, decoración, medios audivisuales, etc.
    • Conocimiento y control en todo momento la evolución de las inscripciones y los alojamientos.
    • Gestión y reserva de alojamiento para los asistentes y acompañantes. Sistema más seguro para cobros de tarjetas de crédito.
    • Eficaz para el cobro inmediato
    • Fácil de manejo y sin equipos de software específicos
    • Asistencia a todas reuniones indicadas por el Comité Organizador
    • Planificación y distribución de salas
    • Coordinación de proveedores
    • Estudio contenido material a imprimir y/o enviar
    • Planificación equipo interno de organización del cliente.
    • Previo al evento, supervisión y montaje, organización de asistentes
    • Asistencia durante el congreso
    • Elaboración y envío de cartas de agradecimiento y memoria final

Propuesta, elaboración y ejecución de programas especiales para acompañantes: Rutas turísticas, excursiones, espectáculos, eventos culturales, todo ello asistido de guías especiales para el congreso.

Una buena comunicación es la clave del éxito, por ello apoyamos desde nuestra plataforma informática, todas las áreas informativas del Congreso, utilizando las páginas Web en los idiomas que se precisen.

Igualmente ofrecemos una web en donde se informará del congreso y facilitará la gestión de la organización y de los asistentes.

Todas nuestras webs están realizadas con Bases de datos, lo que nos permite:

    • Información web en tantos idiomas como desee
    • Incluir formularios on-line de reservas con o sin pasarela de pago
    • Accesos a la web en función del perfil de los integrantes del evento: dirección y organización del evento, ponentes, expositores, comité científico, etc.
    • Gabinete de prensa: Trabajo diario con los Medios de Comunicación.
    • Convocatoria de Ruedas de Prensa.
    • Dossieres informativos y Resúmenes de Prensa diaria.
    • Cobertura informativa del evento.
    • Gestión de entrevistas con los distintos medios de comunicación.
Algunos de los eventos organizados
    • Jornadas de Discusión sobre patología del Raquis.
    • Congreso Iberoamericano de Derecho del Trabajo y Seguridad Social.
    • Congreso de la Asociación Española de Ciencia Regional.
    • Congreso Nacional de Graduados Sociales.
    • Jornadas de Jueces Decanos
    • Congreso del Consejo General de Procuradores